Vilu Travel Designers

Anexo A - Estándares de Calidad


Estándares de Calidad – Vilu Travel Designers

Generales

  1. Se debe de pasar cada una de las etapas del proceso de Onboarding para poder empezar a trabajar con Vilu Travel incluyendo las capacitaciones.
  2. Se deben atender a al menos 3 capacitaciones cada semestre con proveedores de manera virtual o presencial. Las capacitaciones serán notificadas con anticipación por el equipo de Vilu Travel.
  3. Se debe tener una plática con alguien del equipo directivo de la agencia al menos una vez al mes para seguimiento con respecto a status de viajes, proyectos, etc.
  4. En caso de problemas fuertes, dado que se está poniendo en riesgo el nombre del agente y de Vilu Travel Designers, se debe consultar con el equipo directivo cual es la mejor solución.
  5. En caso de dudas, se debe consultar al equipo de Vilu Travel.

Cotizaciones de Viajes

  1. Todas las propuestas se entregan en formatos autorizados por Vilu que se encuentran en el Tablero de Trello de Base de Datos.
  2. No se pueden entregar cotizaciones fuera de los formatos autorizados.
  3. Solo se pueden utilizar proveedores autorizados por Vilu Travel Designers. En caso de querer utilizar alguno con el que no se tenga convenio, consultarlo con el equipo de Vilu Travel.
  4. En Trello encontrarán la base de datos de proveedores que están autorizados por Vilu Travel.
  5. El uso de las claves IATA o cualquier otra clave, solo se puede usar con los proveedores autorizados por Vilu Travel Designers.
  6. Todos los documentos, cotizaciones o cualquier otro papel o nota relacionada con el viaje deben ser subidos a Trello a la tarjeta del viaje correspondiente en su tablero de CRM.
  7. Se deben poner los MARKUPS a cada uno de los productos a vender de acuerdo a la guía de Markups para cada producto. En caso de querer modificar los Markups, revisarlo con el equipo de Vilu Travel. Para conocer los markups, hablar con el equipo de Vilu Travel.
  8. Siempre se debe buscar el beneficio del cliente y brindar el mejor servicio posible.
  9. Siempre se cobra una comisión de planeación por persona que va desde los 50 USD hasta los 300 USD por persona dependiendo del viaje, los días, cantidad de personas, etc. En ciertas excepciones, la comisión de planeación puede ser ocultada dentro de los costos del viaje.
  10. En TODOS los viajes se debe de obsequiar a los clientes presentes como parte de nuestro servicio que les ofrecemos. Hay que revisar con el equipo de Vilu, los productos y proveedores para estos obsequios.

El cliente quiere confirmar y pagar el viaje

  1. Se les debe de mandar a los clientes el link de Datos de los Viajeros que se encuentra en el Tablero de Trello de Base de Datos.
  2. Una vez recibidos los datos, hay que verificar con el cliente como nos va a pagar y verificar el calendario de pagos con el cliente de acuerdo con el calendario de pago con los proveedores para garantizar tarifas y disponibilidad buscando adaptarnos a las necesidades del cliente en la medida de las posibilidades.
  3. Las opciones de pago son:
    1. Pagos en México
      1. Depósito o transferencia
      2. Que el cliente nos de su tarjeta y pagamos con su tarjeta. Para esto, deben llenar el link de Datos de Tarjeta de Crédito que se encuentra en el tablero de Trello de Base de Datos.
    2. Pagos en USA
      1. Depósito o transferencia
      2. Pagos con tarjeta de crédito en link interno de nosotros
    3. Pagos en España
      1. Depósito o transferencia
  4. Una vez recibidos los pagos, se debe avisar el equipo sobre el pago mediante el llenado en Trello en la tarjeta de viaje sobre el pago. Para poder hacer los pagos del viaje, es INDISPENSABLE llenar en Trello el pago para que este pueda ser confirmado por el equipo administrativo de Vilu Travel.
  5. Para hacer los pagos a los proveedores tenemos las siguientes opciones:
    1. Si el pago se hizo en México:
      1. Si nos depositaron o transfirieron:
        1. Se puede pagar con tarjeta: Se les dará una tarjeta virtual en MXN con la cual ustedes harán los pagos.
        2. Si se tiene que mandar transferencia: Avisar al equipo de Vilu Travel mediante Slack.
      2. Si nos pagaron con un link de tarjeta:
        1. Se puede pagar con tarjeta: Se les dará una tarjeta virtual en MXN con la cual ustedes harán los pagos.
        2. Si se tiene que mandar transferencia: Avisar al equipo de Vilu Travel mediante Slack.
      3. Si nos dieron su tarjeta: Hacer los pagos con la tarjeta del cliente.
    2. Si el pago se hizo en Estados Unidos:
      1. Si nos depositaron o transfirieron:
        1. Se puede pagar con tarjeta: Se les dará una tarjeta virtual en USD con la cual ustedes harán los pagos.
        2. Si se tiene que mandar transferencia: Avisar al equipo de Vilu Travel mediante Slack.
      2. Si nos pagaron con un link de tarjeta:
        1. Se puede pagar con tarjeta: Se les dará una tarjeta virtual en USD con la cual ustedes harán los pagos.
        2. Si se tiene que mandar transferencia: Avisar al equipo de Vilu Travel mediante Slack.
    3. Si el pago se hizo en España:
      1. Si nos depositaron o transfirieron:
        1. Se puede pagar con tarjeta: Se les dará una tarjeta virtual en USD con la cual ustedes harán los pagos.
        2. Si se tiene que mandar transferencia: Avisar al equipo de Vilu Travel mediante Slack.
  6. Una vez hechos los pagos, hay que definir con el cliente las actividades para poderles hacer las recomendaciones de su viaje.
  7. El viaje debe quedar pagado 100% antes de empezar el viaje.
  8. No se puede comprar nada del viaje sin antes tener el pago del cliente.

Entrega de Viaje

  1. Los viajes se deben entregar en una app (Travefy), impreso o ambas de acuerdo a las necesidades del cliente.
  2. Para las entregas de app, verificar la guía y la capacitación sobre las entregas.

Inicio de Viaje y Seguimiento

  1. Se debe estar al pendiente de su cliente y su viaje en todo momento para resolver cualquier duda o problema que surja en el momento.
  2. Es indispensable estar al pendiente del viaje para mantener la reputación y servicio de alta calidad del agente, así como de la agencia de viajes.

Fin de viaje

  1. Se debe hablar con los clientes al regreso para conocer el feedback y poder mejorar.
  2. Se deben seguir los procedimientos mencionados en el contrato para los pagos de comisiones.

Los estándares de calidad pueden ser modificados y sustituirán a los firmado en el presente contrato en caso de así requerirlo el equipo de Vilu Travel. Los cambios serán notificados con antelación.

 

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Signed by Juan Manuel Ezquerra Osorio
Signed On: 11/03/2024


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28/02/2024 8:22 pm HDTAnexo A - Estándares de Calidad Uploaded by Juan Manuel Ezquerra Osorio - juan@vilutravel.com IP 45.235.172.178
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